Cos'è ost?

File OST: Guida Completa

Un file OST (Offline Storage Table) è un file di dati utilizzato da Microsoft Outlook per memorizzare una copia sincronizzata della tua casella di posta elettronica di Exchange Server. Permette di lavorare offline, ossia senza connessione al server Exchange, e di sincronizzare automaticamente le modifiche quando la connessione viene ristabilita.

Funzionalità Principali:

• Lavoro Offline: La principale funzionalità di un file OST è permettere agli utenti di lavorare con la propria email, calendario, contatti e attività anche quando non sono connessi a internet o alla rete aziendale. Tutte le modifiche apportate offline vengono salvate nel file OST e sincronizzate con il server Exchange quando la connessione è di nuovo disponibile.
• Backup: Anche se non è il suo scopo primario, un file OST può essere utilizzato come un tipo di backup dei dati di Outlook, dato che contiene una copia di tutti gli elementi presenti nella casella di posta. Tuttavia, non è un metodo di backup affidabile a lungo termine, in quanto la sua integrità dipende dalla connessione al server Exchange.
• Prestazioni: Lavorare con un file OST locale può migliorare le prestazioni di Outlook, specialmente in ambienti con connessioni di rete lente o instabili. Accedendo ai dati direttamente dal file OST, Outlook può rispondere più rapidamente alle azioni dell'utente.

Quando viene creato un file OST?

Un file OST viene creato automaticamente quando si configura un account di Exchange, Microsoft 365 o Outlook.com in Outlook utilizzando la modalità cache di Exchange (Cached Exchange Mode).

Posizione del File OST:

La posizione predefinita del file OST dipende dalla versione di Windows e di Outlook:

• Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows 11: C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Problemi Comuni e Risoluzioni:

• Corruzione del File OST: I file OST possono corrompersi a causa di vari motivi, come interruzioni di corrente, errori del disco rigido o problemi con il server Exchange. In questo caso, Outlook potrebbe visualizzare errori o smettere di funzionare correttamente.

  • Risoluzione: Uno strumento di scansione e riparazione integrato di Microsoft, SCANPST.EXE, può essere utilizzato per riparare piccoli problemi. Se il file è gravemente danneggiato, potrebbe essere necessario ricreare il file OST. Per ricrearlo, si può rimuovere l'account da Outlook e aggiungerlo nuovamente. Questo forzerà il download di una nuova copia della casella di posta nel nuovo file OST.

• Problemi di Sincronizzazione: A volte, il file OST potrebbe non sincronizzarsi correttamente con il server Exchange, portando a discrepanze nei dati.

  • Risoluzione: Verificare la connessione di rete, riavviare Outlook, o forzare la sincronizzazione manuale. In casi più complessi, la ricreazione del file OST potrebbe essere necessaria.

• File OST di Grandi Dimensioni: Un file OST di grandi dimensioni può rallentare Outlook.

  • Risoluzione: Archiviare gli elementi più vecchi, utilizzare la funzionalità di "Posta indesiderata" per ridurre la quantità di email indesiderate, oppure configurare le impostazioni di sincronizzazione per scaricare solo le email più recenti.

Importanza della Modalità Cache di Exchange (Cached Exchange Mode):

La Modalità%20Cache%20di%20Exchange è cruciale per la funzionalità dei file OST. Abilitando questa modalità, Outlook crea e mantiene una copia locale della casella di posta dell'utente sul disco rigido. Senza di essa, Outlook funzionerebbe in modalità online, accedendo direttamente al server Exchange ogni volta che l'utente interagisce con la posta, il che può essere significativamente più lento, soprattutto su connessioni lente.

Differenza tra File OST e PST:

È importante distinguere tra file OST e file%20PST. Mentre entrambi sono file di dati di Outlook, hanno scopi diversi. I file OST sono usati con gli account Exchange e Microsoft 365, mentre i file PST vengono usati per archiviare email localmente, per gli account POP3, IMAP e talvolta, per archiviare manualmente email da account Exchange. A differenza dei file OST, i file PST non sono sincronizzati con un server. I file PST sono quindi più suscettibili di diventare un backup%20di%20email personale, non strettamente legato a un account aziendale.

Conclusione:

I file OST sono una componente essenziale di Microsoft Outlook in ambienti Exchange, offrendo funzionalità offline e migliorando le prestazioni. Comprendere il loro funzionamento, la posizione e i problemi comuni può aiutare gli utenti a gestire la propria esperienza di posta elettronica in modo più efficiente.